PENDAHULUAN

Dalam konteks transaksi hartanah di Malaysia, salah satu langkah penting yang sering diambil sebelum sesuatu urusan jual beli atau pindah milik dilaksanakan adalah membuat semakan status hak milik melalui carian di Pejabat Tanah. Carian ini berperanan memastikan semua pihak yang terlibat, sama ada pembeli, penjual, peguam atau institusi kewangan, memperoleh maklumat yang sahih dan terkini mengenai sesuatu lot tanah atau hartanah. Maklumat yang diperoleh amat penting bagi mengelakkan risiko penipuan, mengesahkan status pemilikan dan memastikan tiada sekatan atau bebanan yang boleh menjejaskan transaksi. 

Berdasarkan peruntukan dan amalan di Pejabat Tanah, carian boleh dibuat dalam dua bentuk, iaitu Carian Rasmi dan Carian Tidak Rasmi/ Carian Persendirian. Kedua-duanya mempunyai tujuan dan nilai perundangan yang berbeza, bergantung kepada keperluan pihak yang membuat carian.

Carian Rasmi Pejabat Tanah

Carian Rasmi, menurut Seksyen 385 Kanun Tanah Negara, adalah carian yang dibuat secara formal ke Pejabat Tanah dan menghasilkan dokumen rasmi yang diiktiraf undang-undang. Carian Rasmi akan mengeluarkan dokumen rasmi yang dikenali sebagai Carian Rasmi Hakmilik. Dokumen ini dikeluarkan dalam bentuk salinan yang disahkan (endorsed) oleh Pejabat Tanah, lengkap dengan tandatangan pegawai yang diberi kuasa dan cop rasmi.

Antara ciri utama Carian Rasmi:

1. Prosedur Permohonan: Permohonan dibuat melalui borang rasmi yang ditetapkan, sama ada secara manual di kaunter atau melalui sistem atas talian jika disediakan.
2. Kegunaan Perundangan: Carian Rasmi boleh dijadikan bukti di mahkamah atau dilampirkan dalam urusan pindah milik, pembiayaan bank dan transaksi jual beli.
3. Maklumat Terkini & Disahkan: Data yang dipaparkan adalah yang terkini dan sah mengikut rekod Pejabat Tanah pada tarikh carian dibuat.
4. Yuran & Masa Proses: Bayaran yuran adalah lebih tinggi berbanding carian tidak rasmi, dan masa proses mungkin mengambil sedikit masa bergantung kepada pejabat berkaitan.

Contoh kegunaan Carian Rasmi ialah ketika peguam menyediakan dokumen pindah milik (Form 14A) atau pihak bank memproses pinjaman pembelian rumah.

Carian Tidak Rasmi Pejabat Tanah/ Carian Persendirian

Carian Tidak Rasmi/ Carian Persendirian pula diperuntukkan di bawah Seksyen 384 Kanun Tanah Negara sebagai satu bentuk carian yang dibuat bagi mendapatkan maklumat awal tanpa pengeluaran dokumen rasmi. Carian Tidak Rasmi/ Carian Persendirian adalah carian yang dilakukan untuk tujuan mendapatkan maklumat awal atau rujukan pantas. Dokumen yang dikeluarkan tidak mempunyai cop rasmi atau pengesahan pegawai Pejabat Tanah. Ia lebih kepada salinan maklumat yang diambil terus daripada rekod tanpa pengesahan sah.

Antara ciri utama Carian Tidak Rasmi/ Carian Persendirian:

1. Prosedur Ringkas: Biasanya hanya memerlukan permohonan mudah di kaunter atau melalui sistem online, tanpa keperluan borang rasmi yang rumit.
2. Kegunaan Perundangan: Dokumen ini tidak diiktiraf sebagai dokumen rasmi untuk tujuan perundangan atau transaksi formal.
3. Kegunaan Awal: Sesuai untuk semakan awal sebelum membuat keputusan membeli tanah atau memulakan proses undang-undang.
4. Kos Lebih Rendah & Cepat: Yuran carian lebih murah dan hasil carian boleh diperoleh dengan lebih cepat berbanding carian rasmi.

Sebagai contoh, pelabur hartanah mungkin membuat carian tidak rasmi terlebih dahulu untuk menyaring beberapa lot tanah sebelum membuat carian rasmi bagi lot yang benar-benar ingin dibeli.

Perbezaan

Aspek	Carian Rasmi	Carian Tidak Rasmi
Bentuk Dokumen	Sijil rasmi, dicop dan ditandatangani pegawai	Tiada sijil rasmi, tiada cop atau tandatangan pegawai
Kegunaan di Mahkamah	Terpakai sebagai bukti sah	Tidak terpakai sebagai bukti
Kos	Lebih tinggi	Lebih rendah
Masa	Lebih lama	Lebih cepat
Tujuan	Urusan perundangan dan transaksi rasmi	Semakan awal atau kajian awal
Maklumat	Lengkap dan terkini termasuk permohonan, sekatan, perintah larangan, urusan belum selesai, atau perintah mahkamah	Hanya maklumat asas dalam daftar, mungkin tidak lengkap atau tidak dikemas kini

Kesimpulan

Walaupun kedua-dua jenis carian memberikan maklumat yang serupa dari segi kandungan, perbezaan terletak pada status pengesahan serta tujuan penggunaannya. Sekiranya maklumat diperlukan untuk urusan rasmi atau sebagai bukti sah, Carian Rasmi adalah pilihan yang wajar. Namun, bagi semakan awal atau tujuan maklumat semata-mata, Carian Tidak Rasmi/Carian Persendirian memadai dan lebih menjimatkan masa serta kos.