Setiap bidang tanah di Malaysia yang dimiliki secara sah mempunyai dokumen pengenalan dirinya yang tersendiri, sama seperti setiap warganegara mempunyai kad pengenalan atau sijil lahir. Dokumen ini dikenali sebagai “geran” atau “suratan hakmilik”. Memahami geran adalah langkah pertama dan paling asas dalam melindungi hak anda sebagai pemilik hartanah. Ia adalah bukti hitam putih yang mengesahkan pemilikan anda di sisi undang-undang.

Geran tanah mengandungi maklumat-maklumat penting yang menjadi rujukan utama bagi semua urusan berkaitan hartanah tersebut. Apabila seseorang membuat carian rasmi di pejabat tanah, maklumat yang dipaparkan adalah cerminan daripada apa yang terkandung di dalam geran ini. Maklumat tersebut merangkumi:

• Nombor Hakmilik, Nombor Lot, Mukim, Daerah, dan Negeri: Ini adalah “alamat” rasmi tanah tersebut dalam sistem pendaftaran negara, yang membolehkannya dikenal pasti secara unik.
• Keluasan Tanah: Saiz sebenar tanah seperti yang telah diukur dan direkodkan secara rasmi.
• Taraf Pegangan (Tenure): Menunjukkan sama ada tanah tersebut berstatus “Pegangan Selama-lamanya” (Freehold) atau “Pajakan” (Leasehold). Ini menentukan tempoh pemilikan anda.
• Nama Pemilik Berdaftar: Nama individu atau syarikat yang didaftarkan sebagai pemilik sah di mata undang-undang. Inilah maklumat terpenting yang menjadi teras kepada sistem pendaftaran tanah.
• Sekatan Kepentingan: Apa-apa syarat atau halangan yang dikenakan oleh Pihak Berkuasa Negeri ke atas tanah tersebut, contohnya, tanah itu tidak boleh dijual atau dipindah milik kepada bukan Melayu (Tanah Rizab Melayu) atau memerlukan kebenaran Pihak Berkuasa Negeri sebelum sebarang urus niaga boleh dilakukan.
• Bebanan (Encumbrances): Rekod mengenai sebarang urusan yang mengikat tanah tersebut, seperti gadaian kepada bank (cagaran pinjaman perumahan) atau kaveat yang dimasukkan oleh pihak ketiga yang menuntut kepentingan ke atas tanah itu.

Terdapat dua salinan utama bagi setiap geran. Pertama, Suratan Hakmilik Keluaran (Issue Document of Title – IDT), iaitu salinan fizikal yang dipegang oleh pemilik tanah. Kedua, Suratan Hakmilik Daftar (Register Document of Title – RDT), iaitu salinan asal yang disimpan dengan selamat di Pejabat Tanah dan Galian yang berkenaan.

Adalah amat penting untuk difahami bahawa dalam sistem perundangan tanah Malaysia, dokumen yang dipegang oleh Pejabat Tanah (RDT) adalah sumber kebenaran yang muktamad. Salinan fizikal di tangan pemilik (IDT) hanyalah satu salinan cerminan. Ini membawa kepada satu pemahaman yang kritikal: hak pemilikan seseorang tidak bergantung pada pemegangan fizikal sekeping kertas, tetapi pada pendaftaran namanya di dalam daftar induk kerajaan. Konsep inilah yang menjadi asas kepada keseluruhan sistem tanah di negara ini. Keutamaan RDT ini juga menjelaskan mengapa sindiket penipuan tanah tidak hanya mencuri geran fizikal, tetapi berusaha keras untuk memanipulasi atau memalsukan rekod di Pejabat Tanah itu sendiri, kerana di situlah letaknya kuasa pemilikan yang sebenar. Kehilangan geran fizikal adalah satu masalah yang boleh diatasi dengan memohon salinan gantian, tetapi pemalsuan rekod di Pejabat Tanah adalah satu malapetaka undang-undang.